DOCBOX®

Die integrierte OCR-Software liest und indiziert das Dokument bereits beim Archivieren. Schon bei der Eingabe weniger Zeichen werden, analog zu einer Suchmaschine im Web, die Dokumente rasant gefunden. Eine Verschlagwortung ist nicht notwendig, aber möglich.

Schnelle und einfache Installation sowie Bedienung zeichnen DOCBOX® aus. Die Installation dauert nur wenige Minuten und nach einer kurzen Einweisung können Sie die DOCBOX® in Ihrem Betrieb einsetzen.

Wie in den “Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchhaltungssysteme” (GoBS) gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert.

Die DOCBOX® erlöst Sie bei der täglichen Papierüberschwemmung und erleichtert den Betriebsalltag spürbar. Auf Sie zugeschnittene Komponenten optimieren Ihre dokumentenbasierten Abläufe.

Die integrierte OCR-Software liest und indiziert das Dokument bereits beim Archivieren. Schon bei der Eingabe weniger Zeichen werden, analog zu einer Suchmaschine im Web, die Dokumente rasant gefunden. Eine Verschlagwortung ist nicht notwendig, aber möglich.

Schnelle und einfache Installation sowie Bedienung zeichnen DOCBOX® aus. Die Installation dauert nur wenige Minuten und nach einer kurzen Einweisung können Sie die DOCBOX® in Ihrem Betrieb einsetzen.

Wie in den “Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchhaltungssysteme” (GoBS) gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert.

Die DOCBOX® erlöst Sie bei der täglichen Papierüberschwemmung und erleichtert den Betriebsalltag spürbar. Auf Sie zugeschnittene Komponenten optimieren Ihre dokumentenbasierten Abläufe.

Informationen erweitern und den Dokumentenfluss steuern Mit dem DOCBOX® Stempel-Modul können Sie auf Ihre digital in der DOCBOX® archivierten Dokumente Stempel setzen, wie Sie es bei herkömmlichen Papierdokumenten kennen. Im Gegensatz zur bisherigen Praxis können Sie mit diesem Modul Ihre elektronischen Stempel selbst entwerfen, wie z. B. “gebucht”, “bezahlt” etc., und die Stempel je nach Bedarf mit Datumsanzeige und dem Benutzer der gestempelt hat, versehen. Auch farblich sind Ihnen keine Grenzen gesetzt. Natürlich können Sie in den gespeicherten Dokumenten nach Stempeln bzw. Stempeltext suchen. Sie suchen eine Rechnung, die zwar gebucht aber noch nicht bezahlt ist? Kein Problem, die DOCBOX® sucht danach und findet sie zuverlässig und blitzschnell.

Zusatzinformationen auf Dokumenten speichern Mit dem DOCBOX® Modul Notizen sind Sie in der Lage, Notizen zu Ihren Dokumenten anzulegen und diese frei auf dem Dokument zu platzieren. Damit können Zusatzinformationen, die für ein bestimmtes Dokument relevant sind, unkompliziert und sicher mit gespeichert werden. Notizen zu einem Dokument zu erstellen, bearbeiten und auch wieder zu entfernen ist mit diesem Modul ein Leichtes. Das Dokument selbst verändern Sie damit nicht. Die eingefügten Notizen werden in die DOCBOX® Suche integriert, wodurch sich Dokumente mit bestimmten Notizen auch jederzeit und einfach wieder finden lassen.

Wiedervorlagen erstellen und verwalten Mit diesem Modul können Sie Wiedervorlagen von ausgewählten Dokumenten erstellen. Sie vergessen so keine wichtigen Aufgaben rund um Ihre Dokumente und steigern die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse. Wiedervorlagen gehören zum Büroalltag, dienen einer einfachen und übersichtlichen Organisation. Sie werden Ihre Termine nicht mehr vergessen und fristgerecht einhalten. Ihre DOCBOX® unterstützt Sie bei der Planung wichtiger Vorgänge.

Mehr Mobilität in der täglichen Arbeit Mit der DOCBOX® App für iOS und Android werden Ihr digitales Archiv und Ihre Geschäftsprozesse ortsunabhängig. Egal ob auf Geschäftsreise, im Homeoffice oder irgendwo außerhalb der Firma, mit der mobilen App haben Sie immer den Zugriff auf Ihr Dokumentenarchiv und Geschäftsprozesse. Die App erlaubt es, Dokumente einzusehen, per eMail weiter zu leiten sowie die Volltextsuche der DOCBOX® zu verwenden. Weitere Module, wie Stempeln, Notizen oder die Wiedervorlage machen die DOCBOX® App zu einer hervorragenden Ergänzung für Ihre Arbeitsabläufe.

Archivdaten offline nutzen Mit dem DOCBOX® Portable-Modul verfügen Sie jederzeit auch ohne Anbindung an die DOCBOX® Datenbank über Ihr Archiv. Sie können ohne Internetverbindung über eine einfach zu bedienende Client-Software im Offline-Archiv recherchieren. Mit diesem Modul können Sie z.B. Ihren Steuerberater betreffende Teile des Archivs auf Datenträger zur Verfügung stellen und ihm so den Zugang zu diesen Daten ermöglichen.

Automatisches Archivieren per Druckfunktion Der DOCBOX® Direktdrucker bietet Ihnen die vollautomatische revisionssichere Archivierung beliebiger druckbarer Dokumente, wie z.B. die Ausgangsbelege aus Ihrem ERP-System. Sie können beliebig viele virtuelle Drucker anlegen, mit welchen Sie direkt in von Ihnen festgelegte DOCBOX® Archivordner drucken können. Rechnungen aus der ERP-Software lassen sich so direkt in den entsprechenden Rechnungsordner in der DOCBOX® drucken. Ausgangsbelege werden folglich zuverlässig, effizient, vollständig und revisionssicher archiviert. Sie sparen Zeit und Geld.

Digitale Buchführung leicht gemacht Monat für Monat müssen Sie Rechnungen und steuerrelevante Dokumente mühselig in Ordnern abgelegen und an Ihre Steuerkanzlei weitergegeben, dort werden diese verarbeitet und an die DATEV weitergegeben. Bei dieser Menge an Dokumenten gehen nicht selten einzelne Belege verloren, werden in dringenden Fällen nicht gefunden oder müssen durch das Steuerbüro kopiert werden. Über das DOCBOX® DATEV Export Modul werden all Ihre Belege, Kontoauszüge, Ein- und Ausgangsrechnungen und alle weiteren steuerrelevanten Unterlagen, welche Sie in Ihrer DOCBOX® archivieren, direkt zu Ihrem Steuerberater oder an das DATEV Rechenzentrum weitergeleitet. Bei Bedarf kann Ihr Steuerberater Ihnen so alle notwendigen Auswertungen tagesaktuell zu erstellen. So haben Sie die Finanzen immer im Blick. Senden Sie Ihre Daten mit dem DOCBOX® DATEV Export Modul in dem von ihm benötigten Format. Das erspart das erneute Erfassen und Zeit und Geld. Alle Unterlagen liegen somit jederzeit bei Ihnen im Unternehmen und für Ihren Steuerberater bei der DATEV.

Steuerung durch automatisierte Archivierung Verschieben oder kopieren Sie Ihre Dokumente einfach in überwachte Ordner. Den Rest erledigt die DOCBOX®. Mit dem Modul AutoArchive werden die Dokumente aus diesen Ordnern automatisiert und organisiert in die DOCBOX® importiert und gleichzeitig archiviert. Für Unternehmen mit einer großen Menge an Dokumenten wurde das Modul AutoArchive entwickelt. Insbesondere wenn Sie ein ERP-Programm verwenden, welches viele Dokumente erstellt oder auch wenn Sie eine große Anzahl von Dokumenten in Ihrem System speichern, wird AutoArchive Ihnen die Arbeit erleichtern.

Einbindung in vorhandene Anwendungen Die Integration eines Dokumentenmanagementsystems in oft komplexe ERP-Systeme stellt eine große Herausforderung dar. Es ist von zentraler Bedeutung, dass die Benutzer in ihrem gewohnten Arbeitsumfeld bleiben und trotzdem die Vorteile der elektronischen Belege in Anspruch nehmen können. Mit EasyConnect integrieren Sie das DOCBOX® Archiv ohne Programmieraufwand in beliebige Fremdprogramme. Mit einem Klick rufen Sie zu einem Datensatz der Fremdsoftware das zugehörige, archivierte Dokument in Ihrer DOCBOX® auf. Sie können Begriffe in einer anderen Software markieren, diese direkt von EasyConnect auslesen lassen und als Suchbegriffe in der DOCBOX® verwenden. Über den verknüpften DOCBOX® Button in der Fremdsoftware können Sie Dokumente unkompliziert anzeigen und öffnen.

Mehrere Unternehmen in einem System verwalten Mit dem DOCBOX® Mandanten Modul können Sie innerhalb eines Netzwerkes mehrere Mandanten anlegen. Das Mandantenmodul ist ideal um in nur einem System mehrere Unternehmen zu verwalten. Je Firma können Sie eigene Benutzer mit einem Rechtesystem anlegen. Hinzu kommt die Möglichkeit für berechtigte Benutzer auch mandantenübergreifend auf Dokumente zuzugreifen ohne den Benutzer zu wechseln.

Langfristiges und revisionssicheres Archivieren Ihrer eMails Das eMail Management in der DOCBOX® sorgt für eine dauerhafte, revisionssichere Archivierung der in Ihrem Unternehmen anfallenden eMails. Sie entscheiden selbst, welche eMails archiviert werden sollen. eMails können auf zwei Wegen archiviert werden, direkt aus der Anwendung oder serverbasiert anhand definierter Regeln. Eine Recherche nach archivierten eMails ist direkt aus der DOCBOX® möglich. Einen transparenten Überblick mit sämtlichen Informationen zu Lieferanten, Partnern und Kunden bietet die vorgangsorientierte Ablage aller eMails in Aktenstrukturen.

Arbeitsprozesse schneller und klarer beschreiben Sie oder Ihr Fachpersonal möchten lauffähige Prozesse ohne Programmierkenntnisse oder Ihre IT-Abteilung erstellen? Mit dem innovativen Workflowdesigner können Sie dies. Die Vorteile: Ihre Mitarbeiter kennen die Prozesse am besten, sie sind seit Jahren mit diesen vertraut. Mit dem DOCBOX® Workflow beschreiben Sie Geschäftsprozesse schneller und klarer und machen so die Verteilung von Belegen im Unternehmen für alle Mitarbeiter gleichzeitig transparenter. Auch geänderte oder neue Prozesse lassen sich so ohne aufwändige Neuprogrammierung schnell beschreiben und im System abbilden.

Jedes Unternehmen erstellt, kopiert, verteilt und sammelt in unterschiedlichsten Bereichen Dokumente und Akten. Vor allem sensible Informationen, wie zum Beispiel Personalakten, sind auch aus Datenschutzgründen als kritisch einzuordnen und benötigen eine sorgfältige Handhabung und eine sichere Aufbewahrung.

Mit der DOCBOX® erhalten Sie eine fortschrittliche, effiziente Software, mit der Sie in wenigen Schritten sowohl Ihr Papierarchiv als auch alle elektronischen Dokumente in einem elektronischen Archiv ablegen. Die DOCBOX® erfüllt die rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht darüber hinaus auch internationalen Standards.

Greifen Sie ungeachtet von Zeit und Ort ohne umständliches Suchen auf Ihre Dokumente zu. Mit der DOCBOX® besitzen Sie eine revisionssichere Dokumentenablage, mit der Sie auch noch die Effizienz Ihrer Arbeit steigern, bei gleichzeitiger Senkung von Kosten und Unternehmensrisiken.

Elektronisches Dokumenten-Management ist ein umfangreiches System, mit dem Sie alle Dokumente, wie Rechnungen, Schriftwechsel, Verträge, Dateien und vieles mehr in wertvolle Ressourcen umwandeln und das Ihnen gleichzeitig hohe Sicherheit und Transparenz in Ihre Geschäftsprozesse bringt.

Jedes Unternehmen erstellt, kopiert, verteilt und sammelt in unterschiedlichsten Bereichen Dokumente und Akten. Vor allem sensible Informationen, wie zum Beispiel Personalakten, sind auch aus Datenschutzgründen als kritisch einzuordnen und benötigen eine sorgfältige Handhabung und eine sichere Aufbewahrung.

Greifen Sie ungeachtet von Zeit und Ort ohne umständliches Suchen auf Ihre Dokumente zu. Mit der DOCBOX® besitzen Sie eine revisionssichere Dokumentenablage, mit der Sie auch noch die Effizienz Ihrer Arbeit steigern, bei gleichzeitiger Senkung von Kosten und Unternehmensrisiken.

Mit der DOCBOX® erhalten Sie eine fortschrittliche, effiziente Software, mit der Sie in wenigen Schritten sowohl Ihr Papierarchiv als auch alle elektronischen Dokumente in einem elektronischen Archiv ablegen. Die DOCBOX® erfüllt die rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht darüber hinaus auch internationalen Standards.

Elektronisches Dokumenten-Management ist ein umfangreiches System, mit dem Sie alle Dokumente, wie Rechnungen, Schriftwechsel, Verträge, Dateien und vieles mehr in wertvolle Ressourcen umwandeln und das Ihnen gleichzeitig hohe Sicherheit und Transparenz in Ihre Geschäftsprozesse bringt.